Normenkader voor goed intern toezicht bij pensioenfondsen
TERUG NAAR DE VITP SITE
De Toezichtcode

Principe 3

Toezichthouders dragen zorg voor hun geschiktheid en de effectiviteit van hun werkzaamheden.

Het intern toezicht is zodanig samengesteld dat het geschikt is voor zijn taak, zowel individueel als collectief. Complementariteit en diversiteit zijn hiervoor een randvoorwaarde. De toezichthouders oefenen hun taak effectief uit.

Normen
  1. De toezichthouders zijn geschikt voor hun taak en onderhouden hun geschiktheid
    De toezichthouders zijn in staat elkaar scherp te houden en reflecteren regelmatig kritisch op hun functioneren. De toezichthouder onderhoudt zijn geschiktheid. De toezichthouder heeft zicht op relevante trends en ontwikkelingen in de pensioensector en in de maatschappij.
  2. De toezichthouder is nieuwsgierig en onderzoekend
    De toezichthouder is nieuwsgierig, onderzoekend, kijkt van buiten naar binnen, verdiept zich in de belevingswereld en verwachtingen van belanghebbenden. De toezichthouder kijkt vooruit en houdt daarbij oog voor maatschappelijke ontwikkelingen.
  3. De toezichthouder is zich bewust van zijn handelingsmogelijkheden en maakt daar op een passende wijze gebruik van
    De toezichthouder is zich bewust van zijn rol in de besturing van het fonds en is op grond daarvan medeverantwoordelijk voor het goed functioneren van de besturing van het fonds. Om effectief te zijn maakt de toezichthouder gebruik van zijn mogelijkheden tot actie en interventie.
  4. De toezichthouders dragen zorg voor de continuïteit van het intern toezicht
    De toezichthouders zien er op toe dat het rooster van aftreden zodanig wordt vastgesteld dat er sprake is van een goede balans in continuïteit en vernieuwing in een geschikte bezetting van het intern toezicht.
Wet- en regelgeving

Geschiktheid In artikel 106 PW is bepaald dat medebeleidsbepalers (zoals leden van een RvT) en leden van een visitatiecommissie geschikt moeten zijn. Die geschiktheid is verder uitgewerkt in de Beleidsregel geschiktheid. In de beleidsregel zijn onder meer de deskundigheidsgebieden opgenomen en in de bijlage bij de beleidsregel de competenties. Meer over deskundigheid, competenties en professioneel gedrag is te vinden in hoofdstuk 5 en 6 van Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie.

Handelingsmogelijkheden (incl. bevoegdheden) In artikel 104 PW zijn de taken en bevoegdheden opgesomd van het intern toezicht. In de leden 2, 3 en 5 van dit artikel gaat het specifiek over de taken, goedkeuringsrechten en bevoegdheden van de raad van toezicht. Op overeenkomstige wijze geldt dit voor de niet-uitvoerende bestuurders in een gemengd model. In het achtste lid van artikel 104 PW gaat het over de taken van de visitatiecommissie. Nadere bepalingen omtrent de bevoegdheden van de raad van toezicht met betrekking tot disfunctioneren van bestuursleden of benoeming van een bestuurslid zijn terug te vinden in artikel 28c Besluit Uitvoering Pensioenwet. Nadere bepalingen omtrent de bevoegdheden van de raad van toezicht met betrekking tot disfunctioneren van bestuursleden of benoeming van een bestuurslid zijn terug te vinden in artikel 28c Besluit Uitvoering Pensioenwet.

Tijdsbeslag Artikel 106a PW eist dat leden van de RvT voldoende tijd beschikbaar hebben voor de functie. Het tijdsbeslag is nader uitgewerkt in artikel 35a Besluit Uitvoering Pensioenwet en wordt door DNB in een Q&A toegelicht.

Diversiteit Artikel 107 PW gaat specifiek over diversiteit. Zo ook de de normen 31, 32, 33, 35, 36, 37 en 38 vanCode Pensioenfondsen. in bijlage 5 van de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie wordt ook ingegaan op diversiteit.

Profielschets In artikel 104, lid 6 PW is bepaald dat de raad van toezicht een profielschets moet opstellen voor leden van de raad. In norm 36 van de Code Pensioenfondsen wordt een specifieke profielschets verlangd waarbij rekening wordt gehouden met de eisen zoals gesteld in norm 31 van de Code. Ook DNB vraagt in een Q&A aandacht voor de functieprofielen van medebeleidsbepalers, zo ook de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie.

Onafhankelijkheid Artikel 104, lid 1 PW bepaalt dat leden van een RvT onafhankelijk zijn en dit tot uiting laten komen in het toezicht. Norm 48 van de Code Pensioenfondsen gaat ook specifiek in op de onafhankelijkheid van het intern toezicht. In genoemd principe wordt onafhankelijkheid ‘in state, in mind en in appearance’ onderscheiden. Zo ook in de Q&A van DNB met betrekking tot de onafhankelijkheid van medebeleidsbepalers.

Zelfevaluatie Norm 28 van de Code Pensioenfondsen gaat over zelfevaluatie. In deze norm is bepaald dat bij een zelfevaluatie eens in de drie jaar een externe partij betrokken moet zijn. Voor dit onderwerp is ook de DNB Brochure ‘Zelfevaluatie, samen werken aan een beter bestuur’, zo ook bijlage 6 van de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie.

Handreikingen

Profielschets

Intern toezichthouders worden in persoon benoemd op basis van een collectieve en (daarop aansluitende) individuele profielschets. Bij het opstellen van de profielschets kan gedacht worden aan:

  • De actuele context van het pensioenfonds.
  • De gewenste samenstelling van het intern toezicht naar deskundigheid, competenties en achtergrond.
  • De gewenste deskundigheid, competenties, achtergrond en wensen uit oogpunt van diversiteit van de intern toezichthouder.
  • Het tijdsbeslag dat met de functie is gemoeid.
  • De onafhankelijkheid van het intern toezicht.
  • De beloning voor de functie.

Houding en taakopvatting

Het intern toezicht is zich bewust van zijn specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (wettelijk en op basis van statuten en reglementen) en zijn handelingsmogelijkheden. Het intern toezicht handelt daarbij op een actieve en effectieve wijze. Het intern toezicht is rolbewust en handelt rolvast binnen de governance van het fonds vanuit zijn medeverantwoordelijkheid voor het goed functioneren daarvan. De voorzitter is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het intern toezicht. Hij is namens intern toezicht het eerste aanspreekpunt in de communicatie. Als met een gesprekpartner vertrouwelijkheid is afgesproken, zorgt het intern toezicht er voor dat de verstrekte informatie niet op een tot de persoon herleidbare wijze wordt gebruikt. In geval van het disfunctioneren van een lid van het intern toezicht, kunnen de overige leden aan het benoemende orgaan vragen dit lid te schorsen of te ontslaan.

Cultuur en gedrag

Het intern toezicht stimuleert gedrag dat aansluit bij de waarden van het pensioenfonds en draagt deze waarden uit door het tonen van voorbeeldgedrag. Het intern toezicht is alert op signalen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. In dat kader zorgt het intern toezicht ervoor dat het benaderbaar is door personen die misstanden of onregelmatigheden willen melden.

Zelfevaluatie

Bij zijn zelfevaluatie beziet het intern toezicht de kwaliteit en effectiviteit van het eigen functioneren. Specifiek wordt aandacht besteed aan het functioneren van de voorzitter, de onderlinge interactie en de samenstelling van het interntoezichtsorgaan ten opzichte van de collectieve profielschets. Het intern toezicht is transparant over

  • de wijze waarop de zelfevaluatie heeft plaatsgevonden
  • de conclusies uit de zelfevaluatie
  • wat met de conclusies uit de zelfevaluatie is of wordt gedaan.